Как выбрать кейтеринговую компанию и не угробить корпоратив

Выездное питание может спасти ваше мероприятие, а может уничтожить его за час: достаточно опоздавшей доставки, тёплого шампанского и официантов, которые вдруг исчезли, когда гости пошли за десертом. Ниже — разбор, как выбирать кейтеринг так, чтобы вы потом спокойно смотрели в глаза руководству и гостям.

Что такое кейтеринг на самом деле, а не в рекламных буклетах

В сухом определении кейтеринг http://www.edet-catering.ru — это услуга по организации питания вне стационарного ресторана: еду и сервис привозят туда, где вы решили устроить праздник или деловое событие. По ГОСТ Р 55051–2012 это отдельный вид услуг общественного питания со своими требованиями к производству, логистике, персоналу и безопасности.

На практике для заказчика это значит простую вещь: вы доверяете чужой компании не только еду, но и часть репутации — своей, отдела, бренда. Если подрядчик облажается, гости не будут разбираться, кто заказывал фуршет, виноватым останетесь вы.

Сначала формат и гости, потом всё остальное

Самая частая ошибка — сначала искать «кейтеринг подешевле», а уже потом думать о формате мероприятия и том, кто вообще придёт. В итоге меню не попадает в аудиторию, бар умирает в первые полчаса, а часть гостей уходит голодной.

Начните с простого чек-листа: сколько будет человек, какой это формат (корпоратив, деловая конференция, фуршет после презентации, семейный праздник), сколько времени люди реально проведут на площадке, будет ли алкоголь, есть ли гости с особыми запросами — аллергии, вегетарианство, халяль и т. д. Чем точнее вы это сформулируете, тем легче будет понять, подходит ли конкретная кейтеринговая компания.

Как собрать шорт-лист кейтерингов: отзывы, портфолио, специализация

Не начинайте с рандомного поиска «кейтеринг недорого» в поиске. Посмотрите порталы с отзывами, кейсы на сайтах компаний, спросите рекомендации у площадки и подрядчиков, с которыми вы уже работали — фотографы, декораторы и ивент-агентства почти всегда знают 2–3 стабильных команды.

В портфолио смотрите не только на красивые фотографии, но и на масштаб мероприятий, похожесть формата на ваш и наличие повторяющихся клиентов. Если компания годами работает только с камерными фуршетами на 30 человек, не стоит отдавать им выездной банкет на 300 гостей с плотной программой и требовательным руководством.

Меню: не только вкусно, но и логично

Хорошее меню для выездного мероприятия — это не просто список блюд, которые нравятся лично вам. Это баланс: плотные позиции и легкие закуски, учёт времени подачи, сезонности, формата события и реальных привычек гостей.

Обсудите с кейтерингом: есть ли гибкость по меню, могут ли адаптировать позиции под аллергию или диеты, как они решают вопрос с детским столом, что делают, если часть гостей не пьёт алкоголь, какие варианты безалкогольных напитков будут, кроме «вода и сок из пакета».

Логистика, оборудование и персонал: скрытая часть айсберга

В промо-презентациях редко пишут, как именно компания везёт еду, где она хранится до подачи, сколько времени закладывается на монтаж и как команда будет выбираться с площадки, если мероприятие заканчивается после полуночи. Но для вас это критические вопросы.

Уточните, какое оборудование кейтеринг привозит сам, что нужно от площадки, кто отвечает за подключение к электричеству и воде, как решается вопрос с мусором и уборкой. Отдельно проговорите количество официантов, барменов и администраторов на месте — экономия на персонале быстро превращается в очереди и грязную посуду.

Бюджет и договор: где обычно прячутся сюрпризы

Если вы видите в смете только цену за персону и общую сумму, значит, вы ещё не видите половину картинки. Спрашивайте расшифровку: что входит в стоимость, какие доплаты возможны за пробку, выезд за город, дополнительный час работы персонала, порчу посуды и т. д.

В договоре должны быть зафиксированы: дата и время, формат обслуживания, меню с количественными нормами, требования к площадке, ответственность сторон, порядок предоплаты и возврата средств при отмене. Не стесняйтесь править шаблон под себя — нормальные компании идут навстречу, токсичные начинают сразу давить «у нас так принято».

Качество и безопасность: документы, стандарты, санитария

У добросовестного кейтеринга тира Едет Кейтеринг есть полный пакет документов: регистрация, внутренняя документация по организации кейтеринга, подтверждения соблюдения санитарных требований, обучение персонала. Эти вещи не для галочки — именно они снижают риски отравлений и других ЧП.

Попросите показать базу, производство или хотя бы фото из цеха, уточните, как компания соблюдает требования ГОСТ Р 55051–2012 и актуальных СанПиН к выездному обслуживанию. Если в ответ вам говорят «да ладно, всё нормально, мы сто лет работаем», — это тревожный сигнал.

Красные флаги: когда лучше сразу отказаться

• Нет прозрачной сметы, компания уходит от расшифровки расходов.
• Размытый договор без конкретики по меню, количеству персонала и ответственности.
• Навязчивые обещания «сделаем всё, как хотите» без уточняющих вопросов о формате и гостях.
• Агрессивное давление «решайте сегодня, завтра цена будет другая».
• Отсутствие живых кейсов и отзывов по мероприятиям, похожим на ваше.

Чек-лист для организатора: что спросить у кейтеринга

Перед встречей с подрядчиком распечатайте себе короткий чек-лист и пройдитесь по нему. Это экономит нервы и время и сразу показывает, насколько компания включена в задачу.

• Сколько лет вы работаете и какие форматы делали за последний год, похожие на наше мероприятие?
• Можете показать 2–3 кейса именно по нашему масштабу и бюджету?
• Как вы считаете нормы еды и напитков на человека в таком формате?
• Кто будет нашим ответственным менеджером и будет ли он на площадке в день мероприятия?
• Что входит в стоимость: еда, посуда, текстиль, декор, транспорт, уборка?
• Какие у вас есть лицензии, сертификаты и внутренние регламенты по безопасности?

Хороший кейтеринг — это не про «дешево и сердито», а про предсказуемый результат: когда вы уверены, что в нужное время, в нужном месте и в нужном формате всё будет работать так, как вы согласовали. Потратьте время на выбор сейчас, чтобы не тушить пожары в день мероприятия.