С 28 июня бухгалтерская отчетность, размещаемая в Государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчетности, будет формироваться и передаваться в обновленных форматах. Изменения затронут организации, которые обязаны сдавать отчетность в электронном виде и представлять ее для включения в ГИРБО.
Нововведения связаны с корректировкой действующих требований к структуре и составу электронных документов.
Поэтому компаниям важно заранее проверить используемое бухгалтерское программное обеспечение и убедиться, что оно поддерживает новые форматы.
Что изменится в представлении отчетности
После вступления изменений в силу бухгалтерскую отчетность потребуется формировать по обновленным правилам.
Речь идет не только о внешнем виде документа, но и о технической структуре файла, составе показателей и порядке его обработки информационной системой. Отчетность, подготовленная в устаревшем формате, может быть не принята или потребует повторной отправки после исправления ошибок.
Это способно привести к дополнительным трудозатратам и нарушению установленных сроков, особенно если организация направляет документы в последние дни отчетной кампании.
Компании, которые передают отчетность через операторов электронного документооборота, должны уточнить, когда сервис будет переведен на новые требования. Как правило, обновления устанавливаются автоматически, однако ответственность за корректность отправленных документов по-прежнему остается на самой организации.
Почему важно подготовиться заранее
Переход на новый формат лучше не откладывать до даты официального начала действия изменений. Бухгалтеру следует проверить, установлены ли актуальные версии учетной программы, системы подготовки отчетности и средств электронной подписи.
Кроме того, желательно заранее сформировать тестовый файл и убедиться, что он успешно проходит проверку. Такая предварительная проверка позволит выявить несовместимость программ, ошибки в реквизитах или проблемы при подписании документа без риска пропустить установленный срок.
Особое внимание стоит уделить организациям, в которых отчетность готовится на основании данных из нескольких информационных систем.
При обмене между программами могут возникать расхождения в кодах, справочниках и структуре показателей, поэтому процесс подготовки лучше проконтролировать отдельно.
Какие действия нужно выполнить бухгалтеру
Прежде всего необходимо уточнить у разработчика бухгалтерской программы или оператора ЭДО, поддерживается ли новый формат отчетности. Информация об обновлениях обычно размещается в личном кабинете пользователя, в справочной системе или на официальном сайте поставщика сервиса.
Если для работы требуется установка новой версии программы, обновление следует выполнить заранее. Перед этим рекомендуется создать резервную копию базы данных и проверить, корректно ли открываются ранее сформированные документы.
Это поможет избежать потери информации и сбоев в работе учетной системы.
Также нужно проверить настройки организации: наименование, ИНН, КПП, сведения о руководителе и другие обязательные реквизиты. Даже незначительная ошибка в данных может стать причиной отказа в приеме отчетности или необходимости направлять исправленный документ.
Может быть интересно: Фулфилмент полного цикла: архитектура бесшовной логистики для интернет-торговли
Контроль отправки и приема документов
После передачи отчетности важно дождаться не только уведомления об отправке, но и подтверждения ее приема. Статусы документов следует отслеживать в системе электронного документооборота или в личном кабинете оператора. Квитанции, протоколы проверки и сообщения о включении отчетности в ГИРБО необходимо сохранить.
Эти документы подтверждают факт представления отчетности и могут потребоваться при внутренней проверке, взаимодействии с контролирующими органами или возникновении спорной ситуации. Если система обнаружит ошибки, бухгалтеру необходимо изучить протокол проверки, внести исправления и повторно отправить отчетность.
При этом важно не ограничиваться устранением технической ошибки: после повторной отправки нужно снова убедиться, что документ принят и обработан.
Что учесть организациям
Изменение форматов не отменяет обязанности соблюдать сроки представления бухгалтерской отчетности. Напротив, переходный период требует от организаций большей внимательности.
Чем ближе дата сдачи, тем выше нагрузка на программные сервисы и службы поддержки, поэтому решать технические вопросы лучше заранее.
Руководителям стоит назначить ответственного сотрудника за подготовку к изменениям и определить порядок действий при возникновении проблем.
Если отчетность формирует сторонняя организация или внешний бухгалтер, необходимо своевременно передать ей информацию о новых требованиях. Таким образом, с 28 июня участникам процесса придется учитывать обновленные форматы бухотчетности в ГИРБО.
Чтобы переход прошел без задержек, достаточно заранее обновить используемые программы, проверить корректность данных, протестировать формирование файла и проконтролировать получение подтверждения о его приеме. ablytyped
